Comment organiser un concert

Organiser un concert

Auprès de la mairie : obtenir l'autorisation d'organiser un spectacle et d'utiliser la voie publique et une licence pour tout débit de boisson (alcool ou non).

Auprès de la préfecture : obtenir l'autorisation d'organiser une manifestation sur la voie publique et éventuellement l'autorisation d'emploi de mineurs de moins de 16 ans. 

Auprès de la recette des impôts : déclarer le spectacle 24h à l'avance, ainsi que la billetterie.

Les billets doivent être numérotés. Doivent figurer sur chacun d'eux : date, nom de l'événement et ce à quoi donne droit le billet (entrée, entrée + conso, etc.). Tu disposes ensuite d'un délai de 30 jours pour adresser aux impôts un relevé des recettes et dépenses qui doit mentionner le nom et l'adresse de tous les fournisseurs. Sache toutefois que tu es exonéré d'impôts pour les six premières manifestations annuelles ; cela n'est valable que pour un chiffre d'affaires annuel inférieur à 60 000€.

Auprès de la SACEM : envoie un contrat général de représentation 10 jours avant le spectacle pour régler la question des droits d'auteur qui sont à la charge de l'organisateur. Pense aussi à leur envoyer, dans les dix jours suivant le concert, l'état des recettes et des dépenses, ainsi que le programme des œuvres interprétées.

 Auprès de l'URSAFF : si l'association devient employeur, pense à retirer, trois semaines avant le concert, des vignettes pour le règlement des charges sociales

Trouver une salle :

Cherche à réserver la salle très longtemps à l'avance. Il te sera plus facile d'en trouver une en tant qu'association qu'en nom propre. Dans toutes les grandes villes, les Crous, pour des petits concerts (une centaine de personnes maximum) disposent d'une salle. Certaines entreprises louent des chapiteaux dont elles assurent le montage, le démontage. Ne lésine pas sur les conditions de sécurité : demande le registre de sécurité de la salle (quitte à réclamer le passage d'une commission de sécurité si le local n'est pas prévu pour les spectacles). Préviens les gendarmes et les pompiers. Si c'est l'association qui organise, c'est elle qui portera la responsabilité (et non l'organisateur en nom propre). Enfin, renseigne-toi sur les conditions d'accueil du public (debout, assis, accroupi, à l'envers...), des artistes (loge, douches, fleurs, masseurs, groupies...), et sur l'équipement technique de la salle (sono, lumière, prestation technique…)… Petit tuyau : prévois 1 à 3 watts par m² ou par personne pour une sono de qualité... A toi de faire les calculs

Etablir un budget

Tu peux bénéficier d'aides : qu'il s'agisse du FAPE (budget "Culture action" des CROUS), du FAVE (budget animation de chaque université), d'un soutien de la commune (prêt d'une salle, de matériel, etc.) ou d'aides privées (mécénat, parrainage)…Fais jouer tous tes atouts ! N'hésite pas non plus à faire appel à des partenaires ou sponsors (sociétés distributrices d'alcool, cigarettes ou même radios) : ils sont nombreux à participer aux différentes manifestations étudiantes, et ils sont souvent très intéressés... Par contre, leur participation est souvent nécessaire pour obtenir une aide du CROUS ou de la fac.

S’assurer :

Eh oui ! L'organisation d'un concert est une activité commerciale très réglementée. Les formalités à remplir sont nombreuses et inéluctables… Pour ne pas te retrouver le bec dans l'eau, préviens l'assureur qui t'assure déjà pour la responsabilité civile de l'association. Il établira pour l'événement une assurance RCO (Responsabilité Civile Organisateur). Attention, l'assurance prise par l'association doit aussi couvrir le matériel, les décors, l'annulation du concert, l'intégrité physique des participants.

Communication :

Exalte ton côté RP en multipliant les outils d'information : sois attentif à l'envoi de dossiers de presse aux journalistes locaux et spécialisés, d'invitations au concert, ne lésine pas non plus sur l'affichage et la distribution de tracts… Sans oublier de mobiliser à corps et à cris tes adhérents ou participants ! Le bouche à oreille fonctionne aussi à merveille. Les avant-gardistes n'hésiteront pas à promouvoir leur concert sur le web et assurer ainsi, facilement et pour un prix dérisoire, un plus large écho : mentionner l'événement dans le calendrier Etnoka ou sur ton propre site web… Un moindre effort pour une diffusion maximale.

Fin :

Ce serait dommage de finir en prison… Après tant d'efforts et de bonne volonté, conclus le chapitre en professionnel : fais la caisse directement après le concert, et conserve toutes les notes de frais et factures. Le récapitulatif des billets vendus doit être gardé de côté pendant 6 ans. 6 ans ? ! Oui, 6 ans. Enfin prépare le compte de résultat du concert et évalue les écarts avec ton budget prévisionnel de départ… Et prends-en de la graine !